пятница, 10 января 2014 г.

О правильном ToDo-list

В предыдущем сообщении (здесь) я упомянул, что у меня возникли трудности с такой простой на первый взгляд вещью, как планы на день и прочие списки дел.

Когда я начал составлять себе такие списки, я быстро столкнулся c такой проблемой: некоторые задачи постоянно откладывались на будущее. Причем, это были не только какие-то неважные задачи, многие важные задачи тоже я тоже постоянно отодвигал на будущее ("синдром студента").

Дэвид Аллен, автор книги "Getting things done", описывает понятие "actionable item" - это такая постановка задачи, которая обладает следующими свойствами:
1. Достаточно конкретна, чтобы быть исполненной без дополнительного планирования.
2. Для неё выполнены все предварительные условия.
3. Находится в пределах возможностей исполнителя.

Моей типичной ошибкой было занести себе в список дел запись типа "Тесты!" или "Рефакторинг". Или даже "Реализовать функционал". Беда с такими абстрактными постановками задач заключается в том, что для их исполнения необходимо сначала переключиться в режим планирования и конкретизировать задачу, а такое переключение - очень дорогая операция. Мой не слишком трудолюбивый мозг очень сильно сопротивляется таким переключениям, особенно во второй половине дня. Чтобы снизить количество таких переключений, я научился прорабатывать задачи до нужного уровня конкретики на этапе составления и/или пересмотра списка задач. Лучше всего у меня это получается делать утром, когда голова свежая и не замусоренная. Например, если я планировал за день сделать две задачи из рабочего task-tracker`а, я утром анализировал их и составлял для них достаточно подробные списки, которые потом исполнял в течение дня.

Другой ошибкой, которую я часто совершал, являлось неполное разбиение. Например, я брал в работу некоторое требование или брался решать проблему, но составлял ToDo-list, который охватывал лишь часть необходимых работ. Как правило я заносил в список те работы, которые были мне очевидны в тот момент. Проблемой это становилось потому, я забывал пересмотреть объем работ и считал законченной работу, которая ещё не была завершена. В итоге я научился делать полное разбиение задачи на подзадачи. Даже если вначале не было возможности заранее всё продумать и получить подробный work breakdown structure по задаче, я просто оставлял в конце списка специальную запись-терминатор, которая означала: "проверить достаточность проделанной работы и, если надо, запланируй ещё".

Наконец, третьей проблемой стало накопление в списках дел всякого рода мусора. Как правило это были разного рода дела, которые я занес в списки дел из лучших побуждений, но которые не имели достаточного "веса" или важности. Проблемой это стало тогда, когда действительно важные дела стали теряться на среди подобного рода "дел". Это привело меня к простому правилу: если дело "висело" не сделанным достаточно долго и это не привело ни к каким плохим последствиям, то его можно спокойно выбросить из списка. По-началу я пытался складывать их в некий список "на будущее", но вскоре убедился, что этот список не приносит никакой пользы.

Итого, в качестве базы своего метода управления списками дел я применяю следующие правила:
1. Каждое утро я планирую свои задачи, добиваясь при это того, чтобы все записи были "actionble item".
2. При взятии в работу любой крупной задачи я произвожу полное разбиение её на подзадачи.
3. Регулярно освобождаю списки дел от мусора - тех записей, которые когда-то показались мне актуальными, но потеряли актуальность со временем.

Эти правила помогли мне существенно повысить эффективность и качество моей работы.



Комментариев нет:

Отправить комментарий